หน่วยการเงิน
ถาม : ใครบ้างที่มีสิทธิยืมเงินทดรองจ่ายของคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล
ตอบ : ตามประกาศมหาวิทยาลัยมหิดล เรื่องหลักเกณฑ์และวิธีการยืมเงิน พ.ศ. 2551 ข้อ 4. ผู้มีสิทธิยืมเงิน คือ ผู้ที่หัวหน้าส่วนงานมอบหมายให้ยืมเงิน ทั้งนี้ต้องเป็นพนักงานมหาวิทยาลัยที่ผ่านการประเมินการทดลองปฏิบัติงานแล้ว ซึ่งจะต้องไม่มีหนี้เงินยืมเก่าค้างอยู่จึงจะสามารถยืมเงินครั้งถัดไปได้ ทั้งนี้เงินยืมจะต้องเป็นค่าใช้จ่ายที่ส่วนงานหรือหน่วยงานเป็นผู้ดำเนินการ โดยมีความจำเป็นต้องจ่ายเงินก่อนทำเรื่องขอเบิกจ่ายเงิน และเงินนั้นจะต้องมีการโอนหรือจัดสรรผ่านคณะวิทยาศาสตร์
ถาม : การบริจาคเงินผ่าน QR Code e-Donation มีหลักฐานเป็นใบรับเงินที่ออกโดยคณะวิทยาศาสตร์หรือไม่
ตอบ : ทางคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล ไม่สามารถออกเป็นใบรับเงินให้ได้ เพราะข้อมูลการบริจาคจะถูกส่งไปยังกรมสรรพากรโดยตรง โดยผู้บริจาคสามารถใช้หลักฐานการโอนเงินผ่าน Mobile Banking Application เพื่อเป็นหลักฐานในการบริจาคเงินได้ และผู้บริจาคสามารถตรวจสอบข้อมูลการบริจาคผ่าน เว็บไซต์กรมสรรพากร ได้ภายหลังการโอนเงิน 2 วันทำการ
ถาม : การมาติดต่อรับเช็ค(บริษัท/ห้าง/ร้าน) ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง
ตอบ : เอกสารประกอบการรับเช็ค แบ่งเป็นกรณีต่างๆ ดังนี้
1. กรณีบุคคลธรรมดา ได้แก่ ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน และสำเนาบัตรประชาชน
2. กรณีบริษัท/ห้าง/ร้าน ได้แก่ ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน, สำเนาหนังสือรับรองการจดทะเบียน หรือสำเนาใบทะเบียนพาณิชย์, และสำเนาบัตรประชาชนของผู้มารับเช็ค
หมายเหตุ : กรณีที่ไม่สะดวกที่จะมารับเช็คด้วยตนเอง ต้องมอบอำนาจการรับเช็ค โดยใช้หนังสือมอบอำนาจ (ติดอากรแสตมป์ 10 บาท/ครั้ง หรือ 30 บาท/ปี) พร้อมสำเนาบัตรประชาชนผู้มอบอำนาจและผู้รับมอบอำนาจ
หน่วยงบประมาณ
ถาม : การจัดซื้อ/จัดจ้าง ทำ/ดำเนินการก่อนได้รับอนุมัติดำเนิน/หลักการ ได้หรือไม่
ตอบ : ก่อนการจัดซื้อ/จัดจ้าง ต้องได้รับการอนุมัติก่อน จึงจะดำเนินการตามกิจกรรมข้างต้นได้
ถาม : บุคลากรจะซื้อตั๋วโดยสารเครื่องบิน ก่อนอนุมัติให้เดินทางได้ หรือไม่
ตอบ : ต้องได้รับอนุมัติตัวบุคคลและค่าใช้จ่ายก่อน จึงจะดำเนินการซื้อตั๋วโดยสารเครื่องบินได้ และใบเสร็จรับเงินต้องลงวันที่หลังจากวันที่ได้รับอนุมัติเดินทาง ตามพระราชกฤษฎีกาค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ พ.ศ. 2526 และแก้ไขเพิ่มเติมฉบับที่ 8 พ.ศ. 2553 มาตรา 8 “สิทธิที่จะได้รับค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ เกิดขึ้นตั้งแต่วันที่ได้รับอนุมัติให้เดินทางไปราชการ”
ถาม : ภาควิชา/งาน ได้รับอนุมัติค่าใช้จ่ายจัดโครงการ/กิจกรรม แต่เมื่อเกิดค่าใช้จ่ายไม่ตรงกับที่ได้รับอนุมัติ ต้องทำบันทึกเปลี่ยนแปลงค่าใช้จ่ายในโครงการ/กิจกรรมหรือไม่
ตอบ : เมื่อกิจกรรมได้เสร็จสิ้น แล้วพบว่าค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นไม่ตรงกับที่ได้รับอนุมัติ ภาควิชา/งานต้องจัดทำบันทึกข้อความขอเปลี่ยนแปลงค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริง ภายใน 7 วันทำการ และเมื่อได้รับอนุมัติแล้ว จึงจะสามารถดำเนินการเบิกจ่ายได้
ถาม : นักศึกษาหรือบุคลากร เมื่อเบิกค่าพาหนะรับจ้าง (Taxi) ทำไมต้องระบุเหตุผลและสถานที่เดินทาง
ตอบ : การเบิกค่าพาหนะรับจ้าง สามารถใช้ใบรับรองแทนในสร็จรับเงินได้ และต้องระบุเหตุผลและความจำเป็นเพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบ และเป็นการแสดงถึงความชัดเจน (กรณีเดินทางไป-กลับวันเดียว ตามพระราชกฤษฎีกาค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการ พ.ศ. 2560 มาตรา 22 กำหนดให้การเดินทางไปราชการโดยปกติให้ใช้ยานพาหนะประจำทาง และให้เบิกค่าพาหนะได้โดยประหยัด ในกรณีไม่มียานพาหนะประจำทาง หรือมีแต่ต้องการความรวดเร็วเพื่อประโยชน์แก่ทางราชการ ให้ใช้พาหนะอื่นได้แต่ผู้เดินทางไปราชการจะต้องชี้แจง เหตุผลและความจำเป็นไว้ในหลักฐานการขอเบิกค่าพาหนะนั้น)
หน่วยธุรการและสวัสดิการ
ถาม : ทำไมข้าราชการเปลี่ยนสถานภาพมาเป็นพนักงานมหาวิทยาลัยถึงเบิกจ่ายตรงกับโรงพยาบาลรัฐบาลไม่ได้
ตอบ : เนื่องจากกรมบัญชีกลางจะตัดระบบการจ่ายตรงเมื่อพ้นสถานภาพข้าราชการ ทำให้ต้องติดต่อโรงพยาบาลเพื่อทำเบิกจ่ายตรงอีกครั้ง ทั้งนี้สิทธิ์ในการเบิกจ่ายตรงจะไม่ได้ต่อโดยอัตโนมัติเหมือนกับข้าราชการบำนาญที่ครบอายุเกษียณ
ถาม : ทำไมข้าราชการเบิกค่ารักษาพยาบาลถึงขอใช้เงินยืมทดรองจ่าย จากคณะวิทยาศาสตร์ไม่ได้
ตอบ : เนื่องจากกรมบัญชีกลางจะตรวจเอกสารและจะนำเงินเข้าบัญชีของบุคลากรที่เบิกเอง ไม่ใช่บัญชีคณะวิทยาศาสตร์ (การยืมเงินทดรองจ่าย ต้องใช้กับกรณีที่มีการนำเงินเข้าบัญชีคณะวิทยาศาสตร์เท่านั้น)
ถาม : ทำไมพนักงานมหาวิทยาลัยบางรายเบิกค่าเล่าเรียนบุตรได้บางรายเบิกไม่ได้
ตอบ : เนื่องจากประกาศกองทุนสวัสดิการพนักงานมหาวิทยาลัยมหิดล มี 2 แบบ
– แบบที่ 1 หัก 10% ของเงินเดือน (เพื่อนำเข้าประกันสังคม 5% แต่ไม่เกิน 750 บาท ที่เหลือนำเข้ากองทุนสวัสดิการของมหาวิทยาลัย) จะเบิกค่ารักษาพยาบาลได้ในวงเงิน 200,000.-บาท และเบิกค่าเล่าเรียนบุตรได้ตามระเบียบกระทรวงการคลัง
– แบบที่ 2 หัก 5% ของเงินเดือน (เพื่อนำเข้าประกันสังคมเท่านั้น) จะเบิกค่ารักษาพยาบาลได้ในวงเงิน 20,000.-บาท แต่เบิกค่าเล่าเรียนบุตรไม่ได้
หมายเหตุ : หลังจากปี พ.ศ. 2550 จะบังคับให้เป็นแบบที่ 2 ทั้งหมด ปัจจุบันไม่สามารถเลือกแบบที่ 1 ได้แล้ว
หน่วยจัดการเงินทุนวิจัย บริการวิชาการ และทุนการศึกษา
กรณีเบิกเงินทุนวิจัย
ถาม : ในการเบิกเงินในหมวดค่าวัสดุและหมวดค่าใช้สอย จะสามารถทำการตรวจรับได้อย่างไร
ตอบ : กรณีเบิกเงินในหมวดค่าวัสดุ ให้ใช้ตราประทับที่ระบุว่า “ได้รับของถูกต้องครบถ้วนเรียบร้อยแล้ว” ส่วนกรณีเบิกเงินในหมวดค่าใช้สอย ใช้ตราประทับที่ระบุว่า “ขอรับรองว่าใช้ในงานวิจัยจริง” โดยหากเป็นการเครดิตบริษัทหรือผู้รับจ้าง ให้ประทับตราลงในใบส่งของ แต่หากเป็นกรณีที่โครงการวิจัยได้สำรองจ่ายเงินไปก่อนให้ประทับตราลงในใบเสร็จรับเงิน และหัวหน้าโครงการวิจัยเป็นผู้ลงนามกำกับในการตรวจรับทุกกรณี
หมายเหตุ : กรณีทุนวิจัย การเบิกเงินในหมวดค่าวัสดุและหมวดค่าใช้สอยไม่จำเป็นต้องทำตามระเบียบพัสดุ (แบบฟอร์มในการเบิกเงินในหมวดค่าวัสดุและหมวดค่าใช้สอย)
ถาม : เมื่อสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ ต้องระบุชื่อ-ที่อยู่ของลูกค้าในใบเสนอราคา ใบส่งของ หรือใบเสร็จรับเงินอย่างไร
ตอบ : ระบุชื่อโครงการวิจัย พร้อมที่อยู่ของคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของมหาวิทยาลัยมหิดล แต่หากบริษัทหรือผู้รับจ้างมิสามารถระบุชื่อโครงการวิจัยในบริเวณชื่อ-ที่อยู่ของลูกค้าได้แล้วนั้น ให้นำมาระบุได้ในบริเวณหมายเหตุของใบเสนอราคา ใบส่งของ หรือใบเสร็จรับเงิน
ถาม : หากโครงการวิจัยได้รับเงินทุนที่มีการสนับสนุนค่าธรรมเนียมส่วนงาน (overhead) ของภาควิชาที่เป็นต้นสังกัดของหัวหน้าโครงการ จะสามารถทำการเบิกค่าธรรมเนียมส่วนงานของภาควิชาได้อย่างไร
ตอบ : สามารถใช้แบบฟอร์มเบิกเงินทุนที่เป็นรูปแบบบันทึกข้อความ โดยระบุข้อมูลของเงินและหมวดที่ต้องการเบิกให้ครบถ้วน และต้องระบุชื่อบัญชีธนาคารของภาควิชาที่ต้องการให้งานคลังทำเช็คจ่ายให้เรียบร้อย (แบบฟอร์มบันทึกข้อความเบิกเงินทุน)
ถาม : หากต้องการเบิกเงินจากหมวดที่มีเงินคงเหลือในหมวดนั้นไม่เพียงพอต่อยอดเงินที่ต้องการเบิก แต่จำนวนเงินคงเหลือรวมทุกหมวดของโครงการวิจัยมีเพียงพอต่อยอดเงินที่ต้องการเบิก จะต้องทำอย่างไร
ตอบ : สามารถทำเรื่องขออนุมัติเปลี่ยนแปลงวงเงินงบประมาณในหมวดที่ต้องการให้เพียงพอกับจำนวนเงินที่ต้องการเบิกได้ โดยติดต่อขอทำเรื่องเปลี่ยนแปลงหมวดได้ที่งานวิจัย คณะวิทยาศาสตร์ เมื่อได้รับอนุมัติแล้วจึงนำหนังสืออนุมัติเปลี่ยนแปลงหมวดมาแจ้งงานคลังเพื่อทำการเบิกจ่ายเงินต่อไป
ถาม : หากโครงการวิจัยสิ้นสุดระยะเวลารับทุนตามสัญญาแล้ว แต่ยังมีเงินทุนคงเหลือและต้องการเบิกเงินทุนเพื่อใช้ดำเนินโครงการวิจัย จะต้องทำอย่างไร
ตอบ : ต้องทำเรื่องขออนุมัติขยายระยะเวลารับทุน โดยสามารถติดต่อขอทำเรื่องขยายระยะเวลารับทุนได้ที่งานวิจัย คณะวิทยาศาสตร์ เมื่อได้รับอนุมัติแล้วจึงนำหนังสืออนุมัติขยายระยะเวลารับทุนมาแจ้งงานคลังเพื่อทำการเบิกจ่ายเงินต่อไป
กรณีเบิกเงินทุนการศึกษา
ถาม : กรณีนักศึกษาได้รับเงินทุนการศึกษาเพื่อเดินทางไปทำวิจัยระยะสั้นในต่างประเทศ เมื่อเดินทางกลับมาแล้วควรปฏิบัติอย่างไร
ตอบ : ต้องติดต่อเจ้าหน้าที่ดูแลทุนการศึกษา (คุณเกษสุดา: งานการศึกษา ดูแลทุน พสวท. และทุนศรีตรังทอง) (คุณทิชา: งานการศึกษา ดูแลทุนเรียนดีวิทยาศาสตร์) เพื่อรายงานตัว และจัดทำเอกสารดังนี้
1. สรุปรายงานค่าใช้จ่ายเงินทุนการศึกษา พร้อมแนบใบเสร็จรับเงินและหลักฐานค่าใช้จ่ายตามจริง (ตามรายละเอียดงบประมาณที่ได้รับอนุมัติเงินทุน)
2. สรุปรายงานการเดินทางไปทำวิจัยระยะสั้นในต่างประเทศ (ตามเงื่อนไขทุนการศึกษา)
หน่วยพัสดุ
ถาม : “ราคากลาง” หมายถึงอะไร
ตอบ : ราคากลาง หมายถึง ราคาที่ใช้เพื่อเป็นฐานสำหรับเปรียบเทียบราคาที่ผู้ยื่นข้อเสนอได้ยื่นเสนอไว้ ซึ่งสามารถจัดซื้อจัดจ้างได้จริง ตามลำดับดังต่อไปนี้
1. ราคาที่ได้มาจากการคำนวณตามหลักเกณฑ์ที่คณะกรรมการราคากลางกำหนด
2. ราคาที่ได้มาจากฐานข้อมูลราคาอ้างอิงของพัสดุที่กรมบัญชีกลาง
3. ราคามาตรฐานที่สำนักงบประมาณหรือหน่วยงานกลางอื่นกำหนด
4. ราคาที่ได้มาจากการสืบราคาจากท้องตลาด
5. ราคาที่เคยซื้อหรือจ้างครั้งหลังสุดภายในระยะเวลาสองปีงบประมาณ
6. ราคาอื่นใดตามหลักเกณฑ์ วิธีการ หรือแนวทางปฏิบัติของหน่วยงานของรัฐนั้นๆ
ถาม : “ครุภัณฑ์” หมายถึงอะไร และวงเงินเท่าไรจึงเรียกว่าเป็นครุภัณฑ์
ตอบ : ครุภัณฑ์ หมายถึง สิ่งของโดยสภาพมีลักษณะคงทนถาวรที่มีค่าต่อหน่วยหรือต่อชุด เกินกว่า 10,000 บาท และให้หมายความรวมถึงรายจ่าย
ถาม : การเพิ่มข้อมูลผู้ขายในเอกสารของผู้รับจ้างประกอบการ ในกรณีเป็นบุคคลธรรมดาต้องใช้สำเนาทะเบียนบ้านที่มีที่อยู่ตรงกับบัตรประชาชนหรือไม่
ตอบ : ต้องใช้สำเนาทะเบียนที่มีที่อยู่ตรงกับบัตรประชาชน เพราะมีผลกับการออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย แต่ถ้าไม่ตรงจริงๆ ก็สามารถยืนยันข้อมูลในใบเพิ่มข้อมูลผู้ขายได้